ODALARIMIZDA OLAĞAN GENEL KURUL İŞLEMLERİ
Oda Olağan Genel Kurul toplantısı, Yönetim Kurulu tarafından yapılacak çağrı üzerine Ocak, Şubat, Mart aylarında, dört yılda bir olmak üzere yapılır.
Odalarda Genel Kurul toplantısı zamanında yapılmazsa; Birlik tarafından görevlendirilecek üç kişi, görevlendirmeden itibaren iki ay içinde Oda Genel Kurul toplantısını yapar.
5362 sayılı Kanuna göre yapılacak Oda Olağan Genel Kurul toplantısını Genel Kurul öncesi, Genel Kurulun yapılması sırası ve Genel Kurul sonrası yapılacak işlemler olarak üç bölümde bilginize sunuyoruz.
1- Genel Kurul Toplantısı Öncesi Yapılacak İşlemler:
1.a-Yönetim Kurulu kararı:
Yönetim Kurulunca, Genel Kurul toplantısının yeri, günü, saati ve gündemini belirtecek şekilde bir karar alınacaktır. Bu kararda ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa aynı gündem maddeleriyle ikinci toplantının yeri, günü ve saatinin de belirtilmesi gerekir. Yönetim Kurulu kararının toplantı tarihinden en az 30 gün önce alınması uygun olur. (Ek-1)
1.b- Genel Kurul toplantısının yayım ve ilanı:
Genel Kurul toplantı tarihinden en az 17 gün önce toplantının yeri, tarihi, saati ve gündemi ilgili odanın Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanındaki sayfasında yayınlanacak, ayrıca mahalli olarak günlük veya haftalık yayınlanan bir gazetede ilan edilecektir. (Ek-2)
1.c- İlçe Seçim Kurulu’na müracaat:
Seçim yapılacak Genel Kurul toplantısından en az 22 gün önce Genel Kurul üyelerini gösteren Bakanlık e-esnaf ve sanatkârlar veri tabanından hazırlanmış Genel Kurul toplantısına katılacaklar listesi, toplantının gündemi, yeri, günü, saati ile çoğunluk sağlanamadığı takdirde yapılacak ikinci toplantıya ilişkin hususları belirleyen bir yazı ile birlikte üç nüsha olarak o
yer İlçe Seçim Kurulu Başkanlığı’na müracaat edilecektir. (Ek-3)
1.d- Mülki İdare Amirliği’ne müracaat:
Genel Kurul toplantı tarihinden en az 17 gün önce Bakanlık veya yetkilendirilen Mülki İdare Amirliği’ne müracaatla toplantı yeri, günü, saati ve gündemi bildirilmek suretiyle Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi talep edilecektir. (Ek-4)
1.e- Üst Kuruluşa yazılı duyuru:
Genel Kurul toplantı tarihinden en az 17 gün önce Oda, bağlı olduğu Birliğe toplantı yeri, günü, saati ve gündemi yazılı olarak bildirecektir. (Ek-5)
Yukarıda belirttiğimiz en az gün sayılarının Kanundaki gün sayısından 2 gün fazla olması, ilan ve tebliğ günü ile Genel Kurul toplantı gününün gün sayısına dahil olmamasındandır.
1.f- Genel Kurula katılacaklar listesi:
Genel Kurula katılacaklar listesi Genel Kurul toplantısından en az 22 gün önce İlçe Seçim Kurulu Başkanlığı’na verilecektir. Hâkim gerektiğinde ilgili kayıt ve belgeleri de getirtip inceleme yapmak suretiyle varsa noksanlıkları tamamlattırdıktan sonra seçime katılacak Genel Kurul üyelerini, listeyi ve diğer hususları onaylar. Onaylanan liste ile toplantıya ilişkin diğer hususlar Seçim Kurulu ile ilgili odanın merkezinde ve Genel Kurulun yapılacağı yerde asılmak suretiyle, ayrıca Bakanlık e-esnaf ve sanatkârlar veri tabanında 7 gün süre ile ilan edilecektir. Bu süre içinde listeye yapılacak itirazlar, Hâkim tarafından incelenerek en geç 2 gün içerisinde kesin olarak karara bağlanacaktır. Bunu takiben de kesinleşen liste ve toplantıya ilişkin diğer hususlar onaylanarak ilgili odaya gönderilir. (Ek-6)
Odaların Genel Kurul toplantılarına katılacak Genel Kurul üyelerinin adı, soyadı, baba adı, doğum yeri ve tarihi, T.C. kimlik numarası, esnaf ve sanatkârlar sicil numarası ile temsilcisi oldukları meslek kuruluşlarının yazılı olduğu Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanından verilecek listedir.
Genel Kurula katılacaklar listesinde (hazirun cetveli) Genel Kurul toplantı tarihinden en az 6 ay önce odaya kaydolmuş üyeler bulunur.
Genel Kurula katılacaklar listesi (hazirun cetveli) Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanından, harcı bankaya yatırılmak ve Yönetim Kurulu karar örneği gönderilerek alınır. Hazirun listesi Genel Kurul toplantısından en az 22 gün önce İlçe Seçim Kurulu’na verileceğinden, Yönetim Kurulu kararının hemen akabinde alınmalıdır.
1.g- Raporlar:
Genel Kurul toplantısında okunmak ve müzakere edilmek üzere:
1- Yönetim Kurulu faaliyet raporu, (2010-2011-2012-2013 yılları)
2- Denetim Kurulu raporu, (2010-2011-2012-2013 yılları)
3- Bilanço, gelir ve gider hesapları (2010-2011-2012-2013 yılları)
4- Çalışma programı ile bu program içinde yer alacak olan eğitim, teorik ve pratik kurs programları, (2014-2015-2016-2017)
5- Yeni dönem tahmini bütçesi hazırlanacaktır. (2014-2015-2016-2017)
Bu raporların hepsi de toplantıdan en az 17 gün önce ilgili odanın Bakanlık e-esnaf ve sanatkâr veri tabanından üyelerinin bilgilerine sunulacak, ayrıca odanın merkezinde incelemeye açık tutulacaktır.
1.h- Olağan Genel Kurul toplantısı gündemi:
Odaların Olağan Genel Kurul toplantı gündemi:
1- Yoklama ve açılış
2- Başkanlık Divanının teşekkülü ve Divana tutanakları imzalama yetkisi verilmesi
3- Saygı duruşu ve İstiklal Marşının okunması
4- 2010, 2011, 2012, 2013 yılları dönemine ait Yönetim Kurulu Raporu, Denetim Kurulu Raporu, Bilanço, gelir ve gider hesaplarının okunması, müzakeresi kabul veya reddi
5- Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulunun ayrı ayrı ibrası
6- 2014, 2015, 2016, 2017 yılları çalışma programı ile bu program içinde yer alan eğitim teorik ve pratik kurs programları ve tahmini bütçenin okunması, görüşülmesi kabul veya reddi
7- Oda Başkanı, Başkan vekili ve Denetim Kurulu üyelerinin aylık ücretleri ile Yönetim Kurulu üyelerinin huzur hakları yolluk ve konaklama, yurt içi ve yurt dışı harcırahların, ücretlerinin tespit edilmesi
8- Oda’nın imkanları nispetinde öncelikle odanın faaliyet alanı ile ilgili branşta olmak üzere öğrenci okutulmasına, bir evvelki yıl gayri safi gelirin %10’unu geçmemek kaydıyla kamu yararına faaliyet gösteren kuruluşlara ve belge veya diğer kanıtlara dayandırılmak kaydıyla muhtaç durumdaki oda üyelerine yardımda bulunulmasına karar verilmesi
9- Birliğin muvafakati, alınmak şartıyla odanın kuruluş amacını gerçekleştirmeye yönelik gayrimenkul ve her türlü taşıt alım satımı ile gayrimenkul karşılığında ödünç para alınmasına karar verilmesi
10- Birliğin muvafakati alınmak kaydıyla oda üyelerinin müşterek ihtiyaçlarını karşılamak, mesleki faaliyetlerini kolaylaştırmak ve mesleğin genel menfaatlere uygun olarak gelişmesini sağlamak amacıyla sınırlı olarak kurulmuş veya kurulacak şirketlere ve kooperatiflere iştirak etmek ve amaçlarına uygun olarak eğitim ve öğretim kurumları kurmak üzere vakıf kurulmasına karar vermek ve bu konudaki işlemleri yürütmek üzere Yönetim Kurulunun yetkili kılınması
11- Dilek ve temenniler
12- Başkan,Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu asıl ve yedek üyelerinin seçimi
13- Kapanış.
Belirtilen gündem maddeleri yukarıda yazılanlar ile sınırlı olmayıp, gerek görülmesi halinde başka maddeler de gündeme eklenebilir. Örneğin, oda unvan değişikliği için Bakanlıktan izin alınmış ise “dilek ve temenniler” maddesinden önce “Oda unvanı değişikliği hakkında Bakanlıkça verilen ön izin gereğince ………………….. olan Oda unvanının …………………. olarak değiştirilmesi” şeklinde madde konulmalıdır.
Gündemde yer almayan konular toplantıda hazır bulunan Genel Kurul üyelerinin beşte birinin yazılı isteği ile yapılacak oylama sonucuna göre, Bakanlık tarafından görüşülmesi istenen hususlar ise doğrudan gündeme alınır. Ana sözleşme (statü) değişikliği ve fesih istemi ilan edilen gündemde yoksa görüşülemez.
2- Genel Kurul Sırasında Yapılacak İşlemler:
2.a- Yoklama ve açılış:
Genel Kurul üyelerinin toplantıya bizzat katılmaları gerekli olup vekâlet kabul edilmez. Odaların Genel Kurul toplantılarının açılabilmesi için Genel Kurul üyelerinin yarıdan fazlasının toplantıya katılması şarttır.
Birinci toplantıda çoğunluk sağlanamadığı takdirde Genel Kurul toplantısı bir ayı geçmemek üzere ertelenir. İki toplantı arasındaki süre Odalarda 7 gündür. Bu durum 2 Genel Kurul üyesi ve Bakanlık Temsilcisi tarafından düzenlenecek bir tutanakla tespit olunur. (Ek-7)
İlk toplantı ilanında ikinci toplantının yeri, tarih ve saati belirtilmişse yeniden ilan yapılmaz.
İkinci toplantıya katılanların sayısı Odalarda, Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu asıl üyelerinin toplamının 5 katından az olamaz.
Genel Kurul toplantılarının geçerli olabilmesi için Bakanlık Temsilcisinin toplantı süresince bulunması ve kapanışa kadar toplantıya nezareti zorunludur. Keza toplantının mevzuat, ana sözleşme ve gündem esasları içinde yapılmasını temin ve denetlemek de görevleri arasındadır.
2.b- Başkanlık Divanı teşekkülü:
Bakanlık Temsilcisinin toplantıyı açma iznini müteakip Genel Kurul üyeleri veya üst kuruluşlarca görevlendirilmiş temsilciler arasından Genel Kurulu belirlenen ve oylanacak gündeme göre sevk ve idare ile görevlibir Başkan, bir Başkan Vekili ve üç Kâtip Üye açık oyla, ya da toplantıya katılan Genel Kurul üyelerinin beşte birinin yazılı teklifi halinde, gizli oy açık tasnifle Başkanlık Divanı teşkil edilir. Başkanlık Divanı seçimler maddesine kadarki gündem maddelerini gündemdeki sırasına göre uygular. Son olarak aday listelerini ister ve birer örneğini imzalayarak Seçim Kuruluna verir. Genel Kurula katılacaklar listesi ve diğer Genel Kurul evrakı, Genel Kurul Divan Başkanı ve Divan Üyeleri ile Bakanlık Temsilcisi tarafından imzalanır.
2.c- Karar nisabı:
Genel Kurul toplantılarında kararlar toplantıya katılan üyelerin çoğunluğu ile alınır. Ancak, fesih konusunda karar alınabilmesi için, Genel Kurul üyelerinin üçte ikisinin, ana sözleşme değişikliği için ise Genel Kurul üyelerinin yarısından fazlasının kararı zorunludur.
2.d- Organ ve Başkan seçimi:
Başkan, Oda Başkanını ifade etmektedir.
Başkan ile Yönetim ve Denetim Kurulu asil ve yedek üyelerinin seçimi tek dereceli olarak Yargı gözetiminde gizli oy ve açık tasnifle yapılır. Başkan tek olarak seçime katılabileceği gibi, bu sıfatı yazılmak suretiyle organların yazıldığı listede de aday olabilir.
2.e- Sandık Kurulları:
Hakim, kamu görevlileri veya organlara asıl yada yedek aday olmayan Genel Kurul üyeleri arasından bir başkan ile iki üyeden oluşan üç kişilik bir Seçim Sandık Kurulu atar. Aynı şekilde bu kurul için üç de yedek belirlenir. Başkanın olmadığı zamanlarda en yaşlı üye başkanlık eder.
Bin kişiden fazla üyesi bulunan Genel Kurullarda her bin kişi için bir oy sandığı bulunur ve her seçim sandığı için ayrı bir kurul oluşturulur. İki yüze kadar olan üye fazlalığı sandık sayısında nazara alınmaz.
2.f- Oy verme zamanı:
Oy verme işlemi Genel Kurul görüşmelerinden sonra başlar ve saat 17:00’ye kadar gizli oy açık tasnif esasıyla devam eder. Saat 17:00 olduğunda salona üye alınmaz, ancak sandık başında bekleyenler oylarını kullanırlar. Listede adı yazılı bulunmayan üye oy kullanamaz.
2.g- Oy verme usul ve şartı:
Oylar oy verenin kimliğinin resmi bir kurumca verilen belge ile kanıtlanmasından ve listedeki isminin karşısındaki yerin imzalanmasından sonra kullanılır. Oylar asıl ve yedek üyeler belirtilerek (Başkanın yedeği olmaz) her türlü şekilde düzenlenen oy pusulalarının, üzerinde İlçe Seçim Kurulu mührü bulunan ve oy verme sırasında Sandık Kurulu Başkanı tarafından verilecek zarflara konulmak suretiyle kullanılır. Bunların dışındaki zarflara konulan oylar geçersizdir. Adaylar asıl ve yedek üye olarak liste halinde seçime giderlerse, tasnif sonunda en fazla oy alan listedeki asıl adaylar asıl, yedek adaylar da yedek olarak seçimi kazanmış olurlar ve liste içindeki oylara göre üyeler sıralanır.
Seçim sonuçları tutanakla tespit edilip sandık kurulunca imzalanır. Birden fazla sandık varsa tutanaklar Hakim tarafından birleştirilir. Oy verme işlemi ve tutanakların birleştirilmesi alt yapı müsaitse elektronik ortamda gerçekleştirilebilir.
Tutanakların birer örneği seçim yerinde asılmak ve ilgili odanın e-esnaf ve sanatkâr sayfasında yayınlanmak suretiyle seçim sonuçları ilan edilir. Seçimin devamı sırasında yapılan işlemler ile tutanakların düzenlenmesinden itibaren iki gün içinde seçim sonuçlarına yapılacak itirazlar Hakim tarafından aynı gün incelenir ve kesin olarak karara bağlanır. Hemen sonra da Hakim kesin sonuçlarını ilan eder ve seçim sonuçlarını üst kuruluşlara ve Bakanlığa bildirir.
Hâkim, herhangi bir sebeple seçimi durdurduğu veyahut seçim sonuçlarını etkileyecek ölçüde bir usulsüzlük veya kanuna aykırı uygulama nedeniyle seçimlerin iptaline karar verdiği takdirde, ilgililer bu karara tebliğ tarihinden itibaren üç iş günü içinde İl Seçim Kurulu’na itiraz edebilirler. İl Seçim Kurulu en geç iki iş günü içinde itirazı inceler ve kesin olarak karara bağlar.
Seçimin iptali kararının kesinleşmesi üzerine Hakim, bir aydan az ve iki aydan fazla bir süre içinde olamamak üzere seçimin yenileneceği Pazar gününü tespit ederek ilgililere ve Bakanlığa bildirir. Belirlenen Pazar günü yalnız seçim yapılır.
Seçimlerin tamamının iptali halinde, seçimler yenileninceye kadar geçecek sürede Yönetim Kurulu görevini Odalara Birlik tarafından ve Genel Kurul üyeleri arasından atanacak üç kişilik bir kurul yürütür.
Seçim Kurulu üyelerinin ücretleri ile diğer seçim giderleri Genel Kurulu yapılan Oda tarafından karşılanır.
3- Genel Kurul Sonrası Yapılacak İşlemler:
3.a- Genel Kurulun bitiminde Genel Kurul toplantı tutanağı yazılır ve Divan ile Bakanlık temsilcisince imzalanır.
3.b- Genel Kurul sonrası tutanak ve ekli belgeler bir yazı ile üst kuruluşa İl Gümrük ve Ticaret Müdürlüğü’ne gönderilir.
3.c- İlçe Seçim Kurulu Hakimliğince, Başkan ile Yönetim Kurulu, Denetim Kurulu asıl ve yedek üyelerinin kesin sonuçlarını bildirir belgenin verilmesi üzerine Oda Yönetim Kurulu toplanarak bir Başkan Vekili seçer. Denetim Kurulu da bir Başkan seçer.
3.d- Oda Yönetim Kurulu en az ayda bir defa toplanır. Yönetim Kurulu, gerek görülmesi halinde Başkanın veya üyelerinin çoğunluğunun ya da Denetim Kurulu çoğunluğunun çağrısıyla her zaman toplanır. Yönetim Kurulu toplantılarının çağrısı üyelere yazılı olarak yapılır.
Kimler Seçilir, Kimler Seçilemez?
4- Seçilme Şartları:
4.a- Denetim Kurulu üyeliği için en az lise, bu şartı taşıyan üye bulunmadığı takdirde 8 yıllık ilköğretim veya ortaokul mezunu olmak, Yönetim Kurulu üyeliği için ise en az ilkokul mezunu olmak,
4.b- En az 2 yıldır odaya kayıtlı olmak ve halen çalışıyor bulunmak (kesintisiz iki yıldır üye bulunulması gerekir),
4.c- Türk Ceza Kanunu’nun 53’üncü maddesinde belirtilen süreler geçmiş olsa bile; kasten işlenen bir suçtan dolayı 5 yıl veya daha fazla süreyle ya da Devletin güvenliğine karşı suçlar, Anayasal düzene ve bu düzenin işleyişine karşı suçlar, zimmet, irkilap, rüşvet, hırsızlık, dolandırıcılık, sahtecilik, güveni kötüye kullanma, hileli iflas, ihaleye fesat karıştırma, edimin ifasına fesat karıştırma, suçtan kaynaklanan malvarlığı değerlerini aklama, kaçakçılık, vergi kaçakçılığı veya haksız mal edinme suçlarından hapis cezasına mahkûm olmamak.
Seçilme şartlarından bir veya bir kaçını taşımadığı sonradan anlaşılanlar ile bu şartlardan en az birini görev süreleri içinde kaybedenlerin üyelikleri kendiliğinden sona erer. Bu durumda Yönetim Kurulu üyeliğinin düşmesi ve yedek üyenin davetine ilişkin karar ve işlemler Yönetim Kurulunca yerine getirilir.
5- Organlarda görev alma yasağı:
5.a- Denetim Kurulu üyeliği bulunanlar, aynı kuruluşun Yönetim Kurulunda,
5.b- Bu kişilerin eşleri, üstsoy, altsoy ve ikinci derecedeki kan hısımları aynı dönemde kuruluşun Yönetim, Denetim Kurullarında bulunamazlar.
Hısımlar:
1- Kan hısımları:
a- Birinci derece: Anne, baba, çocuklar
b- İkinci derece: Kardeş, torun, dede, nine (anneanne, babaanne)
c- Üçüncü derece: Kardeş çocukları (yeğenler), amca, dayı, hala, teyze
2- Sıhri (kayın) hısımları:
a- Birinci derece: Kayınvalide, kayınpeder
b- İkinci derece: Eşin kardeşleri (kayın, baldız, görümce)
c- Üçüncü derece: Eşin kardeşinin çocukları olan yeğenler (kayın, baldız ve görümce çocukları) ile eşin dayısı, amcası, halası, teyzesi
5.c- Farklı mesleklerde faaliyet gösterenlerden, birden fazla Odaya kayıtlı olanlar bir Odadan başka Odanın Yönetim ve Denetim Kurulunda,
5.d- Oda, Birlik, Federasyon ve Konfederasyon’dan herhangi birinde Yönetim, Denetim veya Disiplin Kurulu üyeliği bulunanlar diğer kuruluşların Yönetim, Denetim, Disiplin Kurulundan ikisinden fazlasında,
5.e- Aynı kişi Birlik ve Federasyonun ikisinde birden Başkanlık yapamaz.
6- Odalarda Yönetim Kurulu Sayısı:
Başkan dahil olmak üzere Yönetim Kuruluna; üye sayısı 1000 den az olanlarda 7, 1000-2000 olanlarda 9, 2000 den fazla olanlarda 11 kişi ve aynı sayıda yedek üye,
Denetim Kuruluna; 3 kişi asıl ve 3 kişi yedek üye seçilir.
Av. A. Kemal FERLENGEZ
İSTESOB Hukuk Müşaviri